GESTÃO DO TEMPO: 5 TÉCNICAS QUE VÃO AJUDAR A SUA EQUIPE!

GESTÃO DO TEMPO: 5 TÉCNICAS QUE VÃO AJUDAR A SUA EQUIPE!

Se os colaboradores de sua empresa vivem entregando tarefas fora do prazo ou acabam esquecendo do que devem fazer, então sua gestão de pessoas sofre de uma situação bastante comum, mas que pode ser rapidamente revertida com o apoio de algumas técnicas de gestão de tempo.

O problema é que muitos líderes acabam ignorando os efeitos que o aumento da produtividade pode ter em suas empresas, por isso, uma das primeiras tarefas de quem irá apresentar um projeto de treinamento focado em gestão do tempo é encontrar um meio de mensurar esse avanço.

Por isso, selecionamos 5 formas de ajudar no seu desempenho e no da sua equipe, repassadas pelos facilitadores da Academia de Líderes In Company, da DMT,

  1. Fazer Acontecer

Com o método “Fazer Acontecer” (David Allen), a pessoa estabelece objetivos, coloca passos, elimina o que pode atrapalhar e foca na execução.

O método possui cinco etapas:

  1. Recolher (caixa de entrada): são anotadas as atividades que a pessoa tenha de realizar. A função dessa etapa é eliminar as preocupações que possam tirar o foco. O aplicativo Evernote pode ser útil nesse momento;
  2. Processar: hora de estabelecer prioridades, detalhar os projetos maiores em etapas menores e definir quais são as tarefas que de fato ajudarão a alcançar os objetivos, quais delas precisam ser delegadas e as que devem ser recusadas;
  3. Organizar: é o momento de usar uma ferramenta como o Google Calendar para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
  4. Executar: se torna a etapa mais fácil, pois a pessoa tem certeza de que está priorizando a atividade certa;
  5. Rever: principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.

Obs: Todos apps citados são gratuitos. Mas cabe aos líderes achar alternativas coletivas para os colaboradores possam gerenciar seu tempo da melhor forma.

  1. Matriz Impacto x Esforço

Uma forma simplificada de encontrar as atividades prioritárias é criar um quadro dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores. No 1º quadro são indicadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no , ainda na parte superior do quadro que fora dividido, são colocadas as tarefas de Alto Impacto e Alto Esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no  as de Baixo Impacto e Alto Esforço. Esta técnica foi divulgada por Stephen Covey, que propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.

 

  1. Técnica Pomodoro

Pomodoro é o nome daqueles timers de cozinha (também disponíveis em aplicativos, como o Pomodoro Timer Lite). A técnica foi criada pelo estudante italiano Francesco Cirillo no final da década de 80.  A técnica se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”. Na prática, consiste em dar atenção total a uma atividade durante 25 minutos e após este período ter cinco minutos de descanso. A cada quatro sessões pomodoros (25+5 minutos), a pessoa ganha 15 minutos de descanso.

Parece complexo, mas essa técnica é uma das mais eficientes para gestão do tempo e aumento da produtividade. Essta técnica, inclusive, é utilizada por vários parceiros da DMT.

  1. Regra dos 5 minutos

Essa técnica consiste na definição de uma tarefa que pode ser concluída em cinco minutos e se dedicar ao máximo para terminá-la antes. Dessa forma, a sensação de realização poderá gerar a motivação necessária para que a pessoa enfrente tarefas maiores.

  1. Gamificação

Transformar cada tarefa em uma espécie de jogo.

Atualmente, existem sites, aplicativos e até consultorias especializadas que ajudam as empresas a colocarem essa estratégia em prática. Um dos aplicativos mais conhecidos é o Habitica. Baseado em um jogo de RPG, cada tarefa que a pessoa realizar na vida real e marcar como concluída no aplicativo, renderá recompensas para seu avatar no jogo.

Agora imagine se você puder criar recompensas que também sejam convertidas em incentivos reais, como ingressos para o cinema ou dias de folga extra, por exemplo? Talvez os colaboradores se motivem mais a fazer um bom gerenciamento de tempo!

Concluindo

Combinar as 5 técnicas de gestão de tempo que apresentamos pode ser uma das melhores estratégias para transformar sua empresa em um ambiente produtivo, sem aumentar as cobranças ou piorar o clima organizacional. E o melhor de tudo: todas as ferramentas que indicamos são gratuitas e podem ser usadas em equipe.

Você já utiliza alguma técnica de gerenciamento de tempo em sua empresa?

Saiba mais:

Na Academia de Líderes da DMT, um dos módulos é totalmente voltado para a Gestão do Tempo. Conheça o curso agora!

A DMT também conta com um treinamento in-company de Gestão de Tempo. Confira!

Baseado nas matérias da: Exame.com, CB Consultoria e nos facilitadores do DMT Consulting

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